業務システムとは？その種類と構築の手法を一挙にお伝えします！

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「業務効率化をはかるために業務システムの導入を検討したいけど、業務システムってどんなもの？」
「いったい何から取りかかればいいのかすら分からない」
などお悩みの方は意外に多いものです。

業務システムとは、特定の業務や目的のための情報システムを指します。

社内業務の効率化やデータ管理などを行う上での問題点や現状の課題を明確にし、自社にあった最適な業務システムを導入すれば、よりスムーズに会社を運営していくことができるようになります。

この記事では、業務システムとは何か、類似するシステムとの違いについてお伝えするとともに、業務システム導入を検討する場合に大切になる4つのポイントについてお伝えします。

この記事を読めば、業務システムに関しての理解が進み、スムーズなシステム導入に向かっていくことができるようになります。

是非ご一読ください。

▼業務システムとは

​業務システムとは企業内で導入されている、業務の質を向上させるための情報システムを指します。

作業工数を減らし、効率化や円滑化を図るためのシステムと言い換えてもいいでしょう。

たとえば会計管理システムは、経理部門スタッフが日々行っている会計関連のデータ入力作業の負担を軽減したり、各種経理書類の作成を自動化したりしてくれます。

これは会計管理システムという業務システムが日々の作業の効率化や円滑化を図っているひとつの事例といえます。

▼業務システムとERPシステムの違い

​業務システムと名前や定義が似たシステムがいくつかあるので、その違いがよく分からない、という方も多いのではないでしょうか。

似たシステムのうち代表的なものとしては「基幹システム」「情報系システム」「ERP」などが挙げられます。

これらのシステムのうちの「ERPシステム」と業務システムとの違いをここでは取り上げてご紹介しましょう。

ERPとは

​ERP(Enterprise Resources Planning)とは、基幹システムや情報システムなど複数のシステムを一元管理するためのシステムです。

個別のシステムひとつひとつのことを指す「業務システム」に対してERPは統合的なシステムを指しているのが大きく異なる点です。

ERPも「複数のシステムを一元管理する目的のシステム」という観点においては業務システムの一種といえるのですが、個々の業務の効率化を図る業務システムに対して、ERPは社内業務を統合するシステムです。

部署間の情報共有やその円滑化を図ることを目的としており、そこに効果を生み出す点が違いといえるでしょう。

基幹システムと情報系システム

基幹システムとは、企業の存続に必要不可欠な業務に使われるシステムです。

たとえば製造業であれば基幹システムにあたるものは生産管理システムや販売管理システムですし、金融機関にとっての基幹システムは会計勘定処理システムといえます。

つまり、基幹システムとは業務システムの中でも、特にその企業や業種のメイン業務を行うために必要不可欠なシステムなのです。

このようにその企業にとっての経営活動に直結する部分で使われている業務システムのことを「基幹システム」といいます。

「情報系システム」は、社内外の情報共有やコミュニケーションツールとして使用されるもので、チャットツール・社内SNSなどを指しています。

▼業務システムを導入する方法とは

​実際に業務システムの導入を検討する場合、どのような手順で何を行っていけばいいのでしょうか。

ここでは業務システムを導入するにあたっての流れを4つのポイントに絞ってご説明します。

業務フローを洗い出す

​業務システムの導入を検討している場合、まずは自社内にどのような業務システムがあるのかを把握することから始めなければなりません。

そして自社内のどの業務をシステム化したいのか、イメージを明確にしてから計画するとスムーズにシステムを導入できます。

事前準備に時間や手間がかかり、大変な作業と感じるかもしれませんが、これをしっかり行うことで最適な業務システムを導入することができるようになるのです。

自社にとってより効果的な業務システムを導入するための必要作業と考え、事前準備や検討を十分に行うところから始めましょう。

業務工程を明確化するためには、現場でのヒアリングやアンケートなどのリサーチが効果的ですので実施してみてください。

現状課題を明確にする

​業務フローの洗い出しができたら、次には現状の課題を明確にすることに取り組んでみてください。

現状明らかに作業効率化が必要であったり、作業負担が増大しているなどの問題があれば、それは明確に解決すべき課題といえます。

一方、「そこまで困ってはいないのだが手間がかかっている」「今すぐ解決しなければならないわけではないが作業は煩雑」といった潜在的な課題を明確にすることで、さらに効率よく課題解決に役立つシステムを導入できます。

現場のニーズにあったシステムでなければ、システム導入が逆に現場の負担となり十分に機能しないこともあるので、課題の明確化は最重要項目と理解しておいてください。

課題の明確化をするために、現場でのヒアリングや従業員アンケートを繰り返し行っていくやり方もいいでしょう。

調査結果をもとに課題を深堀りし、最適な業務システムを導入しましょう。

予算と費用対効果をもとに検討する

​やるべきことが明確になったら、いよいよ自社としてシステム構築に関してどのくらいの予算枠がとれるのかを費用対効果をもとに検討していきます。

業務システムはコストがかかるため、必要機能をすべて取り入れようとすると予想以上に高価なシステムとなってしまうことがあります。

費用に見合った効果が得られなければ、システムを導入する意味はないといっても過言ではありません。

ただでさえ業務システムは高額になることが多く、一方このようなシステムはモノとして確認しづらい知的財産から構築されるものであるがゆえに、費用対効果なくしてシステム導入を進めることは非常に難しいのが実情です。

業務システムにどれくらいの予算枠があり、どのくらいの費用対効果が見込めるかをしっかりと考慮し導入を検討する必要があります。

メンテナンス費用を考慮に入れてさらに検討する

業務システムを導入する時に最後のポイントになるのがメンテナンス費用です。

当然のことですが、業務システムには維持するためのメンテナンスが欠かせません。

業者に委託する場合はもちろん、自社で管理運営する場合であっても、メンテナンス費用は少なからずかかるのが普通です。

すでに出来上がったパッケージシステムを購入して社内に導入する場合と、最初から自社用にオリジナルで開発する場合では、必要となるメンテナンス費用も異なります。

先々にかかるメンテナンス費用についても十分に検討して導入を進めることが大切です。

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▼まとめ

​この記事では、業務システムとは何かについて、類似するシステムとの違いと併せて解説しました。

そして、業務システム導入を検討する場合の手順と、特に注意すべきポイントを4つお伝えすることで、現状課題を解決し、さらに効率化をはかることができるようになる業務システム構築に向けてのご説明をさせていただきました。

業務システム構築は手間も時間もコストもかかりますが、それ以上の効果を生み出すことができる社内システムです。

皆様がスムーズなシステム導入を実現し、より効率化が進んだ会社運営を実現できることを願っています。

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