予約システム、これだけはおさえておきたいポイントを解説します！

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予約システムは、美容室やホテルの予約、習い事やセミナーの予約など、多くの場面で活用されており、もはや日常生活に溶け込んだ身近なシステムのひとつといえます。

この記事では、予約システムの種類や機能をお伝えする他、実際にどのような開発手法があり、導入する際に何を検討していけばいいのか、流れや注意点についてもお伝えします。

ぜひともご一読ください。

▼予約システムとは

​予約システムは、さまざまな媒体からネットワークを通じて寄せられる予約情報をまとめ、スムーズな一元管理を可能にすることで従来の問題を解消し企業に多くのメリットを与えるシステムです。

予約システム導入のメリットと代表的な機能についてお伝えします。

予約システム導入のメリット

​予約システムは、さまざまな媒体からネットワークを通じて寄せられる予約情報をまとめ、スムーズな一元管理を可能にすることで従来の問題を解消し企業に多くのメリットを与えるシステムです。

予約システム導入のメリットと代表的な機能についてお伝えします。
予約システム導入のメリット
予約システムを導入することによって、さまざまなメリットが得られます。

予約システム導入の3つのメリットをお伝えします。

       ● 予約受付・管理業務の効率化

予約受付や管理業務の効率化こそが予約システムの一番のメリットといってもいいのではないでしょうか。

これまでも、メールや自社ホームページ上の予約フォームから手続きすることは可能でした。しかし確認作業は人の手で行うことになるので、予約希望日時が埋まっているかどうかを申込時点で顧客側が確認することはできません。

予約システムであればこの問題が解消できます。

24時間365日いつでも予約の受付が可能で、顧客側からでもリアルタイムの予約状況を確認することができるからです。

日時の聞き間違いやダブルブッキングなどのミスもなくなり、予約日時が近くなったらリマインドメールを送ってくれる機能を持つシステムもあるほどです。

受付から管理までの予約業務を一元化することで、予約管理業務に充てていたマンパワーと時間を削減し、さらなる業務の効率化も見込めます。

       ● 集金の手間・トラブルから解放

​予約・キャンセルの受付や管理だけでなく、クレジットカードなどでの事前決済ができるものもあります。これなら当日の作業負担がさらに軽減され、割引計算や金銭授受のミスといった手間やトラブルも少なくなることは間違いありません。

都度の決済だけでなく月次決済などが可能なものもあり、さまざまなスタイルのサービスに適用できます。

事前決済されていれば予約キャンセル対策にもつながり、より安定した顧客確保にもつながります。

       ● 顧客分析からのマーケティングを実現

​予約システムを活用すれば、顧客がいつどのようなサービスを利用したか、日時や内容、支払金額などのデータを収集できるため、顧客の属性や傾向、利用状況などを分析することが可能です。

サービスを利用した理由や接客に対する顧客の声などを可視化したデータがあれば、新商品開発やマーケティング戦略に反映できるようになり、売上予測が立てられれば次の一手が打ちやすくなります。


メールマガジンの配信やスマートフォンへのプッシュ通知と連携できる予約システムを導入すれば、新規顧客へのアピールに活用することもできます。

予約システムに必要とされる機能

​24時間365日いつでも、予約の受付から管理までを一元化できるという単純な予約管理だけではなく、システム上で決済ができたり月謝などの集金をしてくれる予約システムですが、ほかにはどういった機能が備わっているのでしょうか。

ここでは予約システムが備えている4つの基本的な機能についてご紹介します。

1つ目は、基本的な予約管理機能です。

予約システムは、24時間365日予約受付が可能です。

キャンセル待ちに対応できたり、月単位、週単位、時間ごとに予約管理や講師指名ができるものなどさまざまなタイプがあり、ダブルブッキングや記載間違いなどの人的なミスのない予約管理が可能です。

2つ目は、一括メール送信機能です。

一括メール送信機能としては、予約確定時の確認メール、予約日近くのリマインドメールを送る機能や、DMやメールマガジン、クーポンなどを配信できるものがあります。

3つ目には、顧客情報分析機能が挙げられます。

予約システムで収集した顧客情報を分析する機能で、CSV形式で書き出しできるものが一般的です。

表計算ソフトなどを用いて、サービスの利用日時、内容、単価はもちろん、住所や職業などの属性を分析し、業務改善やサービスの見直しに役立てることができます。

4つ目に、外部サービス連携機能があります。

SNSなどの外部サービスと連携できる機能がついていて、SNSの活用によって新規顧客の開拓につなげられるものもあります。

これにより会員データの入力作業や、クレジットカード決済による集金業務の削減も可能です。

▼予約システムの導入方法とは

​実際に予約システムを導入するとなったらどのように進めていけばいいのでしょうか。

代表的な手法と注意点についてお伝えします。

システム構築の代表的な手法

​予約システムには3つの代表的な開発手法がありますので、順にご紹介しましょう。

1つ目は、ゼロから開発する手法です。

スクラッチ開発とも呼ばれるこの手法は、自社のニーズに応え得るものをオリジナルで開発すればいいだけなので、当然ながらニーズにぴったり合ったシステムを導入することができます。

一方、検討項目や準備が増え開発期間が長くなり、時間もコストもかかるというデメリットがあります。


2つ目は、パッケージシステムを導入する手法です。


すでにWEBサイトを運営しているなら、ゼロから予約システムをつくるより、そこに予約機能だけをパッケージで組み込む方が時間もお金もかからないというメリットがあります。

しかし、そもそも予約を受けるために作ったサイトではないので導線設計がうまくいかない場合もあります。

3つ目は、ASP（アプリケーションサービスプロパイダ）を活用する手法です。

最近は業種業態に特化した予約システムのASPなど、様々な種類のASPが存在していますので、ASPを使うことで基本機能が揃った状態から利用開始ができます。

開発期間なしでスタートできるのが最大のメリットでしょう。

導入までのフロー・注意点

​予約システムを導入するにあたって、検討しておくポイントがあります。

導入までのフロー、注意点を3つお伝えします。

1つ目は、自社に必要な機能が何かを十分検討した上で、利用できる予約システムを選ぶことです。

予約システムには、他ポータルサイトとの連携機能・顧客管理機能・事前決済機能など、豊富な機能が存在するわけですが、機能が多ければ多いほどコストもかかります。

自社に必要な機能は何かを十分検討し、無駄のない導入を図るべきです。

2つ目に、予約システム自体には集客効果がないことを忘れないようにしてください。

予約システムに顧客管理機能がついているものはありますが、あくまで管理をしているだけであり、分析しマーケティングにつなげることとは別問題です。

予約システムで得られる効果は、あくまでも業務効率化とそれによる売上アップだと理解してください。

3つ目に、誰にでも使いやすい予約システムを導入することを意識しましょう。

予約システムに機能がありすぎて、一見すると便利そうなシステムがお客様にとって不親切なシステムになってしまっている残念なケースがあります。

お客様が簡単に予約完了まで進むことができなければ結果的には予約困難となり、大事な顧客を失ってしまうことになりかねません。

社内の人間にとっても使いやすいシステムでなければ業務負担が増すだけです。

シンプルな予約システムの導入を検討していきましょう。

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▼まとめ

​この記事では予約システム導入のメリットや必要となる機能についてご紹介しました。

また、導入するにあたっての開発手法と、導入前に検討すべき注意点についてもお伝えしました。

予約システムは自社の業務効率化と次なるマーケティング戦略展開のために効果的なシステムです。

十分な検討を重ね、自社にぴったりの予約システム導入により、さらなる発展の道が開かれることを祈っています。

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